钢之杰智控：为学校档案室智能化升级提供定制化方案

   高校档案室是学校管理和维护各类档案资料的重要场所之一，如何解决高校档案室在管理和存储过程中所面临的痛点一直是备受行业关注的话题。根据学校市场调研，在学校实际的档案室管理中，高校档案室面临着档案管理效率低下、档案种类多样、档案类型多、档案数量庞大、档案室空间利用不充分等难题。

  学校档案室管理面临五大难题：

管理效率低：依靠人工管理，储存难、查找难、利用难、维护难。

档案种类多样：纸质档案、电子档案、特殊类型档案（硬盘、U盘等），多种档案的档案储存难度大。

档案类型多：学校档案分为学籍档案、教学档案、管理档案、师资档案、行政档案等等，档案种类多样，管理复杂!

档案数量庞大：学校档案根据不同类型，保管时间长，大多数为5年-30年的保管期，数量多！

档案室空间利用不充分：多数学校档案室是学校后期规划而来，多为教室改造，布局多数不符合标准档案室要求。

  为解决这些难题，北京钢之杰智控立足档案室的实际需求，通过定制化的解决方案，成功实现了高校智慧档案室的建设，并积累了丰富的经验。成功地为中国社会科学院大学、南京陆军工程大学、清华大学、深圳市光明新区秋硕小学等学校打造智能档案室。

  首先，通过引入标准化的档案管理系统，提高档案管理的效率和准确性。通过信息技术与智能设备的结合，实现档案的自动化分类、存储和搜索，最大限度减少了人工操作的需求，提高了管理的效率和准确性。并针对档案需要数字化需求，嵌入数字档案管理子系统。

   其次，采用先进的安全监控系统，确保档案资料的安全。智能监控系统可以实时档案室的环境，包括温度湿度、气体浓度和火灾等，一旦出现异常情况，系统会及时报警，确保档案的安全。同时，合理规划高校档案室的空间布局，充分利用有限的空间资源。通过科学分区和合理利用立体空间，可以提高仓库的存储效率，让有限空间实现最大的存储容量。

   针对高校档案室设计的定制化需求较高的问题，每个高校档案室都有其独特的特点和需求，北京钢之杰智控提供了定制化的设计方案，充分考虑了学校的具体要求和实际情况，采用的智能储存硬件可定制化，定制高度、宽度、颜色等等。针对不同类型的档案资料，设计专门的存储设施和空间布局。如对于纸质档案资料，采用防火、防潮、防虫等处理措施，确保其长期保存的安全性；对于电子档案，通过网络存储和备份手段，实现数据的安全存储和方便的搜索。

   考虑高校档案室的发展需求和扩容空间，设计灵活的高档案库房。可根据实际需求，进行分级的设计和建造，方便随时调整和指导。

   对高校来讲，智慧档案室功能分区的重要性也不容忽视。为了充分利用档案室的空间，提高存储的效率和质量，功能分区是必不可少的。解决方案会根据档案数据的类型和托管要求，划分不同的功能区域，如纸质档案区、电子档案区和机房等，确保不同档案数据有专用的存储空间。根据文件的使用频率和流转规律，划分访问区和文件流转区。通过合理划分，可以提高文件的访问效率，加快文件的检索和归档流程。

   钢之杰智控学校档案室解决方案成功实现了学校档案室的智能化建设升级。符合《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《高等学校教学文件材料归档范围》(87教办字016号)等文件精神，该解决方案其重点在于档案室空间规划和功能分区，采用标准化的智能设备和软件系统，有效提高了档案管理的效率和安全性，为高校提供了高质量的档案管理服务。